PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk menfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Tidak dilaksanakan fungsi ini oleh Manajer Administrasi akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi yang pada gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, divisi maupun stakeholders yang lain.

2.    Rumusan Masalah

a.    Bagaimana proses pengawasan administrasi perkantoran?

b.    Bagaimana pengawasan kualitas pada administrasi perkantoran?

c.    Bagaimana pengawasan kuantitas pada administrasi perkantoran?

d.   Bagaimana pengawasan alternatif pada administrasi perkantoran?

3.    Tujuan

a.    Mengetahui proses pengawasan administrasi perkantoran

b.    Mengetahui pengawasan kualitas pada administrasi perkantoran

c.    Mengetahui pengawasan kuantitas pada administrasi perkantoran

d.   Mengetahui pengawasan alternatif pada administrasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

1.1  PROSES PENGAWASAN

a.    Tujuan Pengawasan

Beberapa tujuan pengawasan administarsi kantor menurut Odges (2005) adalah:

a)    Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menununtut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

b)   Meningkatkan efesiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan

c)    Menilai derajat penyampaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai

d)   Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau progam yang dijalankan

e)    Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai

b.    Manfaat Pengawasan

Bebrapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible (2001) antara lain:

a)    Membantu memaksimalkan keuntungan yang diperoleh organisasi

b)   Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan

c)    Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi organisasi

d)   Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana yang tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasinya.

e)    Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan

c.    Unsur Pengawasan

Menurut Quible (2001), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur dibawah dibawah ini dihilangkan:

a)    Faktor-faktor yang diawasi

b)   Identifikasi hasil yang diharapkan

c)    Pengukuran kinerja

d)   Aplikasi tindakan pembenahan

d.   Proses yang Dilakukan

Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor:

a)    Mengidentifikasi parameter pekerjaan yang akan diawasi

Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut:

·      Penetapan tujuan

·      Standart ukuran

·      Pengukuran

b)   Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai

Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

·      Mengurangi hambatan yang ada

·      Menyiapkan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja

·      Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai

c)    Memotivasi pegawai

Beberapa hal yang dapat dilakukan

·      Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai

·      Memberikan imbalan secara tepat

e.    Pengawas

Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adlah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Meija, Balkin, dan Cardy (2003) adalah:

Ø Supervisor

Ø Teman sekerja

Ø Bawahan

Ø Menilai diri sendiri

Ø Pelanggan

Ø Komputer

Ø Umpan balik 360 derajat

1.2  PENGAWASAN KUALITAS

1. Teknik Pengawasan Kualitas

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert (2004) adalah:

a.    Inspeksi Total

Berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai.

b.    Pengecekan pada area tertentu

Dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu

c.    Pengontrolan kualitas dengan statistik

Pengecekan pada devisi tertentu untuk menjamin validitas dan reabilitas hasil pengukuran

d.   Kesalahan nihil

Teknik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan

2. Total Quality Management

Progam ini diimplementasikan untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi quible (2001), TQM sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran yang berpijak pada:

a.    Kepuasan pelanggan

b.    Pengukuran statistik yang akurat

c.    Perbaikan secara terus menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan

d.   Bentuk hubungan baru dengan pegawai

1.3  PENGAWASAN KUANTITAS

1. Standar Kuantitas

   Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data aktifitas administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kuantitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari pihak organisasi.

2. Mengontrol Fluktuasi

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan yang dapat dilakukan (Quible, 2001 dan Odgers, 2005) antara lain:

a.    Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaanndengan deadline yang terbatas atau volume pekerjaan yang menumpuk. Untuk itu Manajer Administrasi harus menyadari adanya potensi penurunan produktivitas jika terdapat penambahan jam kerja bagai pegawai karena rasa lelah yang menyertainnya.

b.    Temporary help, jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.

c.    Part-time help, jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewah tenaga kerja paruh waktu juga dapat dilakukan.

d.   Floating work unit, beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika memang mereka diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.

e.    Cycle billing, banyak organisasi yang mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.

1.4  METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh Manajer Administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol, kepercayaan terhadap sistem kontrol, sikap menejer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain jenis pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternatif, yaitu:

a.    Behavior-oriented rating methods, yang merupakan metode penilaian yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada empat teknik yang dapat digunakan, yaitu:

·      Teknik deskripsi

·      Teknik rangking

·      Behavior checklist

·      Teknik skala penilaian secara grafis

·      Behaviorrally anchored rating scales (BARS)

b.    Results-oriented rating methods, merupakan metode yang menitikberatkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada dua teknik yang dapat digunakan, yaitu:

·      Management by objectives

·      Work planning and review

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

1.    KESIMPULAN

       Dari berbagi penjelasan pada bab-bab sebelumnya, kami dapat menyimpulkan bahwa salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Tidak dilakukan fugsi ini oleh Manajer Administrasi akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi.

2.    SARAN

       Pada suatu perusahan, atau organisasi tertu apabila tidak dilakukan pengawasan mengakibatkan kurang efektifnya suatu proses administrasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi maupun stakeholders yang lain, maka dari itu diperlukan suatu pengawasan dalam menjalankan administrasi perkantoran di satu perusahaan atau organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, badri munir. 2006. Surabaya. Manajemen administrasi perkantoran modern