ORGANISASI PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG 

Organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Salah satu fungsi manajemen yang berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien adalah pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian yang didefinisikan oleh Robbins adalah suatu aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat.

Prinsip pengorganisasian yang banyak digunakan oleh banyak manajer berasal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang sejak lama. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian yang telah direncanakan. Untuk lebih jelasnya “ Organisasi Perkantoran ini akan dibahas pada bab selanjutnya.

B.       RUMUSAN MASALAH

1.    Strategi apa saja yang dapat dilakukan seorang manajer untuk mempermudah proses pengorganisasian?

2.    Bagaimana cara pengorganisasian yang baik dalam suatu perusahaan/instansi?

3.    Apa pengaruh organisasi perkantoran/pengorganisasian terhadap hasil kerja suatu perusahaan/instansi ?

C.      MANFAAT DAN TUJUAN

1.    Diharapkan dapat bermanfaat dalam setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.    Diharapkan dapat memberikan sumbangan yang berharga dalam memperkaya khasanah ilmu pengetahuan khususnya dalam hal perorganisasian sebuah kelompok.

3.    Di harapkan dapat bermanfaat bagi penyusun dan pembaca dalam mempelajari hal tentang Organisasi Perkantoran.

           

BAB II

PEMBAHASAN

A.      PENGERTIAN ORGANISASI DAN PERKANTORAN

Pada dasarnya organisasi itu ada karena organisasi mempersatukan sumber-sumber dan potensi individu-individu. Dua orang yang bekerja sama akan lebih mudah melakukan pekerjaannya dibandingkan bila seorang diri melakukannya. Akan tetapi untuk mencapai tujuan melalui kerja sama ada aturannya dan mereka berusaha mengkoordinasikan kegiatan dan kebutuhannya. Sebab jika salah seorang tidak bergerak, maka sasaran atau tujuan tidak akan tercapai sesuai dengan apa yang diimpikan. Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan, karena organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai secara lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara bersama-sama (Gibson, 1984).

Ada beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi (Herbert G. Hicks, 1979), yaitu:

1.         Socials Reasons (alasan-alasan social)

Seseorang atau sekelompok orang yang bergabung dan membentuk organisasi, karena dalam organisasi akan dapat berhubungan dengan banyak orang.

2.         Material Reasons ( alasan-alasan materiil)

Manusia juga berorganisasi untuk alasan-alasan materiil, melalui organisasi seseorang mampu melakukan 3 hal, yaitu

·  He can enlarge his abilities.

·      He can compress the time required to accomplish an objective through an organization.

·      He can take advantage of the accumulated knowledge of previous generations.

Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan untuk setiap anggota organisasi. Organisasi juga dapat dikatakan sebuah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab. Selain itu, organisasi juga dapat diartikan sebagai alat yang berstruktur, permanen, yang fleksibel,sehingga apa yang terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative tetap sifatnya dan karenanya dapat diperkirakan.

Menurut Amitai Etzioni pada umumnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri sebagai berikut.

·           Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan dan tanggung jawab komunikasi yang merupakan bentuk-bentuk pembagian kerja yang tidak dipolakan begitu saja.

·           Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengerahkan organisasi untuk mencapai tujuannya.

·           Penggantian tenaga, dalam hal ini tenaga yang dianggap tidak bekerja sebagaimana tidak diharapkan, dapat diganti oleh tenaga lain.

Dari beberapa penjelasan di atas, dapat dikemukakan beberapa karakteristikuntuk disebut sebagai organisasi,yaitu :

·           Kolektifitas sekelompok orang yang bekerjasama, atas dasar

·           Proses interaksi hubungan kerja, berdasarkan

·           Pembagian kerja, yang ditentukan oleh

·           Otoritas yang tersusun secara hierarkis dalam

·           Strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai

·           Tujuan

Joseph P. Harris & John J. Corson (1963) mengemukakan unsure-unsur dari setiap organisasi, baik didalam organisasi pemerintahan maupun organisasi perusahaan. Unsure-unsur tersebut adalah :

1.    Objectives (tujuan-tujuan), yaitu arah atau sasaran yang hendak dicapai.w

2.    Specialization (spesialisasi), yaitu pembagian atau pengelompokan kerjaan dalam berbagai bidang berdasarkan kepentingan.

3.        Hierarchy (tingkatan atau jenjang), yaitu berhubungan dengan tingkat-tingkat wewenang yang membedakan antara peranan atasan dan bawahan.

4.  Coordination (koordinasi), yaitu penyelarasan dari pada kegiatan-kegiatan antar bidang.

5.    Authority (autoritas atau kewenangan), yaitu hak yang sah (legal) dan resmi (official) dimiliki seseorang dalam bertindak untuk memerintah, menggerakkan atau memaksa orang lain untuk melaksanakan suatu kerjaan.

Sedangkan definisi kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan  yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi 2 jenis, yaitu kantor terbesar dan terpenting, kantor ini biasanya disebut sebagai kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya yang berukuran lebih kecil di sebut dengan kantor cabang.

B.       PRINSIP ORGANISASI

Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi sutu perusahaan atau instansi. Prinsip organisasi akan menghasilkan suatu keefisienan dalam menggunakan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001) ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi. Yaitu :

1.                            Spesialisasi pekerjaan

Spesialisasi Pekerjaan adalah derajat dimana derajat dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai.

2.                            Departementalisasi

Departementalisasi sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Katergori dalam departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi. Untuk itu kategori sangat diperlukan karena organisasi dilapangan sangat jarang menggunakan 1 kategori, minimal 2 kategori yang digunakan dalam pengorganisasian operasi perusahaan.

3.                            Rantai Komando

Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan.

4.    Rentang Pengawasan

Unsure ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

5.                            Sentralisasi dan Desentralisasi

Unsure ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil suatu keputusan dalam suatu organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pemimpin atau kantor pusat dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi. Sedangkan desentralisasi menurut Gomez Mejia, Balkin dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian, dengan menggunakan desentralisasi tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, karena banyak orang yang terlibat didalamnya.

6.                            Formalisasi

Unsure ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji (2004) sebagai suatu dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan.

C.       STRUKTUR ORGANISASI

                 Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan tentunya dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.

                 Struktur organisasi menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas  kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dapat memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti. Beberapa hal penting dalam suatu struktur organisasi yaitu :

·         Spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tanggung jawabnya).

·         Standarisasi (perlu adanya suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu).

·         Koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama antara tiap bagian).

·         Mekanisme pengambilan keputusan  ( dengan pemustan wewenang pada satu pimpinan pusat (sentralisasi).

·         Unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan tertentu.

Ada beberapa struktur organisasi, diantaranya adalah :

1.        Organisasi lini (garis lurus)

Organisasi lini atau garis lurus merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Ciri utama organisasi lini adalah jabatan-jabatan yang tercantum di dalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik. Setiap struktur organisasi pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing, kelebihan struktur garis adalah dengan diterapkannya system ini maka karyawan akan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya. Sedangkan kekurangannya adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks.

2.        Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orng-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini. Kelebihan struktur garis (lini) dan staf adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Kekurangan struktur garis staf adalah konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “ privilege” dari staf ahli,yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.

D.      MANAJEMEN PERKANTORAN

                 Manajemen perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan. Dalam manajemen perkantoran ada beberapa hal yang saling berhubungan. Diantaranya adalah :

·                                 Pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor sering juga disebut paper work (pekerjaan kertas) atau clerical work (pekerjaan tulis menulis) karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis menulis atau berkaitan dengan kertas. Dalam arti luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Contoh keterangan itu adalah surat menyurat atau dokumen.

                        Pekerjaan kantor mempunyai peranan penting antara lain menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan. Salah satu ciri pekerjaan kantor adalah bersifat pelayanan, yang artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain, serta berkaitan dengan seluruh unsure organisasi dan bahkan dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi.

                        Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor, meliputi pengolahan arsip dan inventarisasi, komunikasi internal dan eksternal, tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian dan penataan ruang kantor.

                        Menurut sebuah penelitan yang dilakukan oleh George Terry, pada umumnya waktu kerja di dalam sebuah kantor dipergunakan untuk 7 macam kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut.

1.      Mengetik                     24,60%

2.      Menghitung                 19,50%

3.      Memeriksa                   12,30%

4.      Menyimpan arsip         10,30%

5.      Menelpon                    8,80%

6.      Menggandakan           6,40%

7.      Mengirim surat            5,50%

8.      Lain-lain                      12,70%

E.       PERSONEL KANTOR

                        Personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa latin apparatus yang berarti alat) atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Hal-hal yang berhubungan dengan personel kantor adalah :

a.     Tugas dan tanggung jawab personel kantor

a.         Kepala kantor

Tugas seorang kepala kantor adalah bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain untuk mengatur mekanisme kerja karyawan.

b.         Petugas arsip

Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan surat keluar.

c.         Pembuat surat

Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.

d.        Penerima tamu

Penerima tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhdap tamu dan menerima telepon.

e.         Petugas keuangan/kasir

Petugas keuangan atau kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuan secara cermat.

b.    Syarat-syarat personel kantor

f.          Syarat pengetahuan

Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan criteria tertentu,contohnya tentang latar belakang pendidikannya.

g.         Syarat keterampilan

Minimal seorang personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik, terampil dalam mengetik dan mampu menggunakan aplikasi computer.

h.         Syarat kepribadian

Idealnya kepribadian yang harus dimiliki oleh personel kantor adalah loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia perusahaan karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting.

c.       Peran penting Manajer dan pengawas kantor

            Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.

            Menurut the Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang manajer  kantor  adalah :

a.       Kemampuan pejabat pimpinan

b.      Latar belakang praktek

c.       Latihan manajerial

d.      Kemampuan mengungkapkan diri

e.       Bersikap terbuka

f.       Keingintahuan

g.      Kreatifitas

h.      Pertmbangan sehat

i.        Kemampuan menjual gagasan

j.        Kesabaran

k.      Pengendalian emosi

l.        Kemampuan kerja sama

                        Menurut Moekijat (1997:4) , seorang pengawas kantor adalah seseorang yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadi bawahan dari seorang manajer kantor. Macam-macam tugas pengawas antara lain :

1)      Tugas  pokok seorang pengawas

·         Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan

·         Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya

·         Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tombak organisasi adalah karyawan operasional

·         Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana

2)      Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

·                     Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit.

·      Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat mengetahui tahapan berikutnya yang harus dilaksanakan

·      Menjamin adanya ketelitian

·      Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain

·      Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin

·      Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan

3)      Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

·      Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik

·                     Mengembangkan latihan dengan system magang

·      Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada bawahan yang berbuat salah dengan catatan kesalahan tersebut masih ditolelir

·      Memelihara disiplin, member teguran, atau memberi pujian jika perlu

4)      Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

·                     Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian

·                     Bekerja dengan pengawas lain yang selevel

·                     Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai

·                     Melaksanakan  kebijakan perusahaan

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1.                           KESIMPULAN

   Dari berbagai penjelasan pada bab-bab sebelumnya kami dapat menyimpulkan bahwa Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan untuk setiap anggota organisasi. Organisasi juga dapat dikatakan sebuah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab.

 Selain itu, organisasi juga dapat diartikan sebagai alat yang berstruktur, permanen, yang fleksibel,sehingga apa yang terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative tetap sifatnya dan karenanya dapat diperkirakan.

                        Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan tentunya dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.

     Suatu perusahaan maupun suatu instansi sangat diperlukan sebuah pengorganisasian ataupun organisasi kantor. Pengorganisasian yang baik akan membawa sebuah kantor atau perusahaan ke arah kesuksesan.

3.2.                          SARAN

 Suatu kantor atau perusahaan tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya sebuah struktur organisasi yang baik serta job description yang jelas, untuk itu sebuah perusahaan sebaiknya lebih memperhatikan tentang struktur organisasinya serta memilih seorang manajer maupun pengawas yang benar-benar mampu untuk mengemban suatu amanat sesuai denan keahliannya, bukan karena hubungan pertemanan apalagi nepotisme.

      

DAFTAR PUSTAKA

Silalahi,Ulbert.2007. Bandung : Sinar Baru Algensindo

www.iosh.gov.tw