KONTROL PRODUKTIVITAS

BAB I

PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

Kontrol produktivitas sangat penting dalam suatu proses administrasi, dalam suatu kontrol produktivitas terdapat pengukuran kerja untuk mengukur aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan dengan membandingkan hasil kerja aktual yang diharapkan. Pengukuran kerja juga dapat membantu menentukan tingka efisiensi dari metode dan proses kerja yang dilakukan saat ini.. pengukuran kerja juga memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untuk menambah pegawai baru dengan metode yang tepat.

2.    Rumusan Masalah

a.       Apa manfaat pengukuran kerja terhadap kontrol produktivitas?

b.      Bagaiman program dan teknik pengukuran kerja dalam kontrol produktivitas?

c.       Apa manfaat standarisasi kerja dalam kontrol produktivitas?

d.      Bagaimana teknik peningkatan kinerja dalam kontrol produktivitas?

3.    Tujuan

a.       Menjelaskan manfaat pengukuran kerja terhadap kontrol produktivitas

b.      Menjelaskan program dan teknik pengukuran kerja dalam kontrol produktivitas

c.       Menjelaskan manfaat standarisasi kerja dalam kontrol produktivitas

d.      Menjalaskan teknik peningkatan kinerja dalam kontrol produktivitas

BAB II

PEMBAHASAN

1.1  PENGUKURAN KERJA

Desain kerja menjelaskan isi dari pekerjaan yang berupa tugas-tugas administrasi yang harus diselesaikan oleh pegai kantor.

Pengukuran kerja menitik beratkan pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan dan merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM, estimasi biaya pegawai, penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam mendesain sistem insentif bagi pegawai.

1)   Tujuan pengukuran kerja

   Pengukuran kerja pegawai administrasi dengan menentukan tingkat produktivitas yang dapat diterima akan sangat berguna bagi perusaan untuk mengukur aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan dengan membandingkan hasil kerja aktual dengan yang diharapkan. Kegunaan lainnya adalah untuk membantu perencanaan dan penjadwalan kerja. Dengan menggunakan standar kerja, manajer Administrasi akan dapat menentukan jumlah waktu riil yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Pengukuran kerja juga dapat membantu menentukan tingkat efesiensi dari metode dan proses kerja yang dilakukan pada saat ini.

2)   Aktivitas terukur

   Untuk mengukur pekerjaan administrasi di kantor hendaknya Manajer Administrasi dapat mengidentifikasi pekerjaan yang dapat diisolasi dan dihitung. Untuk memastikan hasil yang akurat, tugas harus konsisten dari satu pengukuran dengan pengukuran yang lain, karena fluktuasi hasil pengukuran akan dengan mudah menghancurkan tingkat kepercayaan terhadap standar kerja yang akan ditetapkan nanti. Guna mengimbangi biay pengukuran yang cukup mahal, hendaknya hasil pengukuran dapat dapat diterapkan secara menyeluruh diseluruh bidang pekerjaan kantor.

1.2  PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA

      Sebelum program pengukuran kerja dilakukan, hendaknya Manajer Administrasi melakukan beberapa perencanaan dan investigasi secara menyuluruh dari berbagi alternatif yang tersedia.

1.      Langkah pengukuran kerja

Beberapa langkah pengukuran kerja yang diberikan oleh Quible (2001) adalah:

a.       Membuat rencana awal, langkah ini terdiri dari penjelasan mengenai tujuan program, teknik pengukuran kerja yang akan digunakan, dan jadwal penerapan program yang juga harus ditentukan.

b.      Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program, penentuan pegawai yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program hendaknya ditentukan sebelum program dijalankan.

c.       Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program, pegawai yang terlibat pada pengembangan dan penerapan program harus digunakan secara ekstensif untuk mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program.

d.      Mengumpulkan data-data penting, jika teknik pengukuran kerja membutuhkan pengumpulan data dari beberapa unit kerja, individu yang bertanggung jawab atas pengumpulan data harus akrab dengan mekanisme dan teknik pengukuran kerja.

e.       Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar, setelah data yang diperlukan dikumpulkan, data itu harus dianalisis dan mengembangkan standar berdasarkan hasil analisis yang dimaksud.

f.       Melatih supervisor dan manajer, tiap supervisor dan manajer harus dilatih mengenai kegunaan pengukuran kerja dan implementasi standar yang akan dibuat.

g.      Menginstruksi pegawai, setelah supervisor menerima training bagaimana cara mengimplementasikan standar yang telah ditentukan, mereka harus menyosialisasikan kepada bawahannya mengenai tingkat kinerja yang diharapkan.

h.      Evaluasi, kesuksesan program pengukuran kerja perlu dievaluasi secara periodik, dengan frekuensi lebih banyak pada awal pelaksanaan program.

2.      Teknik pengukuran kerja

            Saat ini terdapat beberapa teknik pengukuran kerja yang dapat diguankan untuk mengembangkan standar kerja. Ada beberapa kriteria yang patut dipertimbangkan sebelum memilih teknik yang akan digunakan, yaitu:

a.       Tujuan penggunaan standar kerja

b.      Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja

c.       Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standar kerja

d.      Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar kerja dari individu yang bertanggung jawab

                        Menurut Stevenson (2005), beberpa teknik pengukuran kinerja yang dapat digunakan perusahaan antara lain:

a.       Laporan produksi, teknik ini sederhana dan cepat dalam menentuka jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

b.      Work sampling, metode ini menurut Stevenson (2005) adalah teknik untuk mengestimasikan proposi waktu yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan menggunakan data statistik, teknik ini memerlukan pengamatan acak untuk menentukan jumlah waktu yang digunakan oleh tiap tugas yang terdapat di kantor.

c.       Time study, teknik ini digunakan untuk mengembangkan standar waktu pekerjaan berdasarkan pengamatan terhadap seorang pegawai dan diaplikasikan terhadap semua pegawai yang ada.

Teknik ini mempunyai beberapa langka dasar (Krajewski, 2005), antara lain:

·      Mendefinisiskan tugas yang akan dipelajari dan menginformasikan siapa yang akan menjadi objek penelitian

·      Menjelaskan jumlah pekerjaan yang akan dipelajari

·      Menghitung waktu penyelesaian pekerjaan dan memeberikan ranking terhadap kinerja pekerja

·      Menghitung standar waktu yang akan diterapkan

d.      Pengamatan micromotion, pengamatan micromotion adalah satu-satunya yang menggunakan pencatatan visual 9antara gambar dan vidiotape) atas proses kerja yang dianalisis dengan harapan ketidakefisienandalam melakukan kerja maupun prosedur kerja dapat lebih disederhanakan.

e.       Standar waktu yang diperkirakan, teknik ini adalah satu-satunnya teknik yang menggunakan data yang diambil dari sumber luar dan pertama kali dikembangkan oleh Methods Engineering Council pada dekade 1940-an berupa methods-tine measurement (MTM)

Saat menggunakan metode ini, analisis menggunakan langkah berikut:

·      Proses kerja dibagi ke dalam tahapan berdurasi menit

·      Tiap tahapan dianalisis termasuk gerakan yang dilakukan pegawai dalam aktivitas tersebut

·      Untuk menentukan standar yang sesuai, tiap gerakan dari aktivitas dibandingkan dengan data standar waktu yang telah diperkirakan sebelumnya. Langkah ini perlu diulangi untuk setiap tahapan

·      Standar untuk keseluruhan proses didapatkan dengan menambahkan standar waktu bagi setiap gerakan

1.3  STANDARDISASI KERJA

1.      Standar Kerja

Menurut Stevenson (2001), tujuan utama dari pengukuran kerja adlah mengumpulkan data yang akan dipergunakan untuk menentukan standar pekerjaan administrasi di kantor. Standar kerja tidak boleh ditentukan berdasarkan kinerja yang dicapai oleh pegawai yang paling produktif dan efisien. Sebaliknya, standar kerja juga tidak seharusnya diset pada tingkat yang terlalu rendah sehingga tiap karyawan dapat mencapai standar itu dengan mudah

2.      Keuntungan Standar Kerja

Penggunaan standar kerja memberikan beberapa keuntungan penting (Garrison, dkk, 2005), antara lain:

a.       Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam menjalankan pekerjaannya

b.      Membantu menginformasikan pegawai tentang tingkat output yang diharapkan

c.       Membantu manajer dalammembuat keputusan SDM

d.      Memberikan sedikit pengawasan dengan memberikan kemandirian atas proses kerja yang dimungkinkan

e.       Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai

f.       Membantu meningkatkan moral karyawan dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan dari mereka

3.      Jenis Standar

Beberapa jenis standar yang digunakan dalam administrasi perkantoran dalam kuantitas, kualitas, dan standar deskriptif (Quible,2001)

·      Standar kuantitas, standar kuantitas digambarkan sebagai unit output per unit waktu

·      Standar kualitas, standar ini akan diterapkan apabila pekerjaan yang terdapat di kantor merupakan salah satu bentuk aktivitas tak terukur

·      Standar deskriptif, standar ini digunakan untuk mengetahui karakteristik penerimaan secara deskriptif dari area atau objek pada perkantoran

1.4  TEKNIK PENINGKATAN KERJA

      Produktivitas perkantoran dapat ditingkatkan dengan meningkatkan output dari karyawan perkantoran. Tingkat efektivitas penggunaan teknologi perkantoran, efesiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan.

Berikut ini adalah gabungan beberapa teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai yang disarikan dari pendapat Gomez-Mejia, dkk (2004), dan Robbins (2003), yaitu:

a.       Pembagian kerja. Pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang pada dasarnya merupakan satu pekerjaan secara utuh.

b.      Penyederhanaan kerja. Teknik ini menghilangkan tugas yanng membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerja yang dibebankan.

c.       Rotasi kerja. Penggunaan rotasi kerja sebagai teknik untuk meningkatkan produktivitas akan memungkinkan pegawai bertukar pekerjaan dengan pegawai yang lain selama periode waktu tertentu.

d.      Peningkatan kerja. Teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan pekerjaan yang akan mereka lakukan.

e.       Flextime. Konsep ini memungkinkan pegawai memilih waktu untuk kerjanya.

f.       Management by Objective. Teknik ini dijalankan dengan menentukan tujuan bersama yang akan diraih dalam rentang waktu tertentu.

g.      Keamanan kerja. Keamanan pekerjaan itu sendiri tidak hanya mempengaruhi produktivitas karyawan yang lebih besar, namun juga akan meningkatkan moral dan sikap karyawan.

h.      Quality Circles. Teknik ini dilakukan dengan cara membentuk kelompok pegawai yang bertemu secara reguler untuk mendiskusikan bagaimana meningkatkan layanan atau proses kerja yang ditawarkan.

i.        Kualitas masa kerja. Kualitas masa kerja adalah peningkatan sikap dan moral karyawan, yang akan berdampak positif terhadap produktivitasnya.

j.        Program asintensi karyawan. Program ini berupa pemberian konseling bagi karyawan yang memiliki masalah pribadi dan berdampak negatif terhadap kualitas kerjanya.

k.      Komunikasi. Meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan saran merupakan bagian penting dari proses tersebut.

l.        Insentif dan penghargaan. Berikut ini adalah insentif dan penghargaan yang dapat diberikan oleh perusahaan (Sykes, 2001):

·      Secara informal

·      Secara khusus

·      Secara formal

m.    Menurunkan stres karyawan. Ada beberapa teknik yang dapat dilakukan oleh Manajer Administrasi untuk mengurangi tingkat stres yang dialami oleh bawahanya:

·      Pekerjaan yang menarik

·      Informasi

·      Keterlibatan

·      Independen

·      Meningkatkan penghargaan

n.      Manajemen waktu. Berikut ini adalah beberapa saran untuk keefektifan manajemen waktu:

·      Selesaikan pekerjaan yang paling sulit lebih dahulu

·      Kembangkan suatu rutinitas harian selama waktu penyelesaian tugas yang serupa

·      Delegasikan pekerjaan kepada yang lain apabila dan manakala memungkinkan

·      Buat kalender yang mengidentifikasi deadline bagi proyek atau tugas utama

·      Sederhanakan aliran kerja

·      Gunakan waktu senggang dengan efektif

o.      Total Quality Management. TQM merupakan program untuk peningkatan kualitas pada seluruh proses yang terjadi dalam perusahaan.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

1.    KESIMPULAN

Dalam kontrol produktivitas terdapat pengukuran kerja, pengukuran kerja merupakan input terpenting dalam perencanaan SDM, estimasi biaya pegawai, penjadwalan kerja, pengannggaran maupun dalam mendesain sistem insentif bagi pegawai. Terdapat program pengukuran produktivitas yang diberlakukan, dan teknik-teknik pengukuran kerja.

2.    SARAN

Dalam melaksanakan suatu kegiatan administrasi, pengontrolan produktivitas sangat diperlukan, karena dapat mempengaruhi perencanaan SDM dll. Dalam sebuah pengontrolsn terdapat pengukuran kerja, dan banyak teknik-teknik peningkatan kerja, kita dapat menggunaka teknik-teknik tersebut agar setiap kinerja pegawai dapat meningkat dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, badri munir. 2006. Surabaya. Manajemen administrasi perkantoran modern